Бизнес етика и делови стандарти

подготовка за делова среща - преглед на деловата етика и стандарти

Бизнес срещата е форма на колегиално обсъждане на въпроси, с цел информиране и вземане на решение. Едно такова събитие или конференция може да продължи дълго, когато времето не се използва рационално. Лошата организация на срещата, грешките, допуснати по време на нейното провеждане, както и неподходящо избраната конферентна зала водят не само до неефективност, но и привикват участниците към небрежно отношение към задълженията, провокират нарушаване на нормите на официалната етика и оронват авторитета на лидера.

Добре подготвената и добре организирана среща дисциплинира участниците, учи ги да обсъждат проблеми и да намират най-доброто решение на проблема, отказвайки неефективни решения, зачитайки етичните норми на дискусията и взаимодействайки с интересите на различните звена.

Какви са правилата за подготовка и провеждане на бизнес срещи и конференции?

Етичната норма на срещата, както казват експертите по етика на бизнес отношенията, трябва да бъде нейната ефективност, при която се реализира внимание и уважение към служителите от организаторите на срещата и от страна на участниците. Конференцията може да бъде ефективна само ако е внимателно подготвена, т.е. целта и темата са точно определени, избрани са оптималните правила, подходящо място и са информирани всички участници.

Каква трябва да бъде продължителността на конференцията?

Продължителността на една конференция трябва да бъде не по-малко от половин час и не повече от два часа. След два часа непрекъсната работа за по-голямата част от участниците по чисто физиологични причини става без значение как ще бъде решен въпросът. Следователно, колкото по-кратка е срещата, толкова по-добре.

Как да създам комфортни условия за конференция?

Срещата трябва да се проведе на голяма маса, в просторна конферентна зала. Малките помещения, обикновено не са подходящи за провеждане на бизнес срещи. Участниците трябва да бъдат подредени по такъв начин, че да виждат лицето, очите и жестовете един на друг. Това насърчава по-доброто възприемане на информацията. За тези цели най-подходяща е кръгла или овална маса. Добре е да се избягва използването на дълги и тесни маси.

Какъв трябва да бъде редът на изявите?

Редът на изказванията се регулира от дневния ред и йерархията на услугите. Обсъждането на въпросите трябва да започне с младши на позицията и да продължи по-нататък в редиците. В противен случай изявленията на участниците в срещата, заемащи по-високи длъжности, ще повлияят на мненията на участниците с по-нисък ранг. Ръководителят приключва конференцията, като обобщава дискусията и предлага решение. Срещите са по-ефективни, когато участниците знаят правилата на поведение и своите задачи.

Какви са етичните правила за поведението на участниците в срещата?

  • Участниците трябва да следват правилата и нормите на поведение.
  • Те трябва да изразяват собствена позиция, като използват местоимението „аз”  вместо „ние”, защото по този начин поемат отговорност за думите си.
  • Важно е присъстващите да се изказват точно и ясно и да защитават своята гледна точка.
  • Те трябва да се въздържат от провокативни въпроси, които могат да предизвикат конфликт.

Какви са етичните правила за поведението на участниците в срещата?

  • В процеса на обсъждане на проблема лидерът трябва да остане в неутрална позиция, тъй
    като това влияе положително на емоционалното състояние на присъстващите.
  • Ръководителят не трябва да позволява да се стига до спор и незабавно предприеме действия в
    случай на напрежение.
  • Лидерът трябва да се вслушва в мненията на всички участници. В противен случай идеите
    на някои участници, които не са обсъждани, могат допълнително да попречат на
    работата.
  • Мениджърът трябва да предскаже възможността за въвеждане на предложените идеи и решения,
    да отхвърли неразумните решения.
  • В края на срещата ръководителят трябва да обобщи дискусията, ясно да разработи решение
    и да очертае начините за неговото прилагане.

Общата задача на лидера е да организира срещата по такъв начин, че да се вземе оптималното решение в резултат на дискусията. За това е необходимо да се създаде атмосфера на доверие, разбиране и откровеност. Авторитетът на ръководителя на събранието до голяма степен зависи от това колко компетентно и последователно той провежда събранието, колко внимателно следи спазването на разпоредбите.