Бизнес събитията могат да бъдат много и различни видова. София като столица и дом на над 2.5 милиона души ежегодно е домакин на множество конференции. Темите са всякакви – бизнес, политически, образователни, културни, спортни. Организирането на една конференция е изключително трудоемко и задължително строго планирано събитие. Един от ключовите избори, от който почти винаги се започва, когато е ясен брой на гостите и времето на провеждане е изборът на място. Тук бизнес хотелът е един верен приятел, който може да посрещне голяма част от търсенията на организаторите.
Специфики на конференцията
Конференцията може да бъде от всякакъв вид:
Академична – най – често подобни събития се провеждат в аулите на университетите домакини;
Медицинска – избират се както конферентни зали на хотели, така и медицински учреждения;
Обучителна – мястото трябва да бъде съобразено с основната идея на събитието – най – често се избира хотел с добро име и удобна конферентна зала;
Бизнес – мястото определено е бизнес хотел. Първата причина е отпускащата обстановка, предразполагаща към водене на бизнес комуникация.
Домакинството на конференция от например среден мащаб – с не голям брой гости и няколко лектори ще спести много време на своите организатори, ако могат да наместят всички в един хотел. Организирането на голямо събитие като конференция в София е трудно, първо защото изборът на място на провеждане е доста широк. Или пък не?
Темата на конференцията, броя участници и времето на провеждане са първите неща, които се изясняват при търсенето на място за провеждане. Нощувки в София могат да бъдат намерени както в малки евтини хотели, така и в луксозни комплекси. Но какво ще очакват гостите? Да бъдат събирани всеки по отделно или да бъдат разпръснати из целия град? Организаторът на конференцията трябва да поеме погрижи за настаняването на всички гости в един хотел, програмата да бъде ясна и точно разписана по часове, а нуждите на всички присъстващи да бъдат обезпечени напълно.
Защо конференцията да бъде проведена в бизнес хотел?
Бизнес хотелите предлагат комплексно обслужване, а персоналът е достатъчно добре подготвен за подобни събития. Въпреки, че в световен мащаб бизнес хотелите са широко разпространени и този вид туристическа услуга развива огромния си потенциал, в България не е станала толкова комерсиална ниша. Повечето от хотелите в София са приспособени за провеждане на големи събития или разчитат на близостта си с големи конгресни центрове като НДК и Интер Експо Център.
Специализираните бизнес хотели предлагат една по – голяма гама специфична помощ, защото знаят, че се търси не само нощувка, но и удобство, възможности за получаване на полезна информация, дискретни заведения за хранене и място за релаксиране.
Конференцията в бизнес хотела предполага широк спектър от услуги, които се случват на място:
– Настаняване на гостите, опцията за техния трансфер от и до летище София;
– Организиране и разпределение на местата в конферентната зала според нуждата на домакина и броя на гостите, предоставяне на видео и аудио техника;
– Организиране и провеждане на кафе – паузите в определено време и предварително уговорено меню. Голяма част от бизнес хотелите предлагат и възможността за провеждане на обеди и вечери в ресторантите си;
– Възможност да се предоставят копирни услуги – например размножаване на презентации, договори, тестове, прес материали;
– Помощ при цялостното организиране по отпечатването на прес и рекламни материали, помощ при намирането на квалифициран преводач – много полезна услуга при провеждане на специфично тематично събитие;
– Настаняването на гостите и провеждането на събитието на едно място е плюс и за представителите на медиите, когато такива са поканени. Много по – удобно е да бъде проведено интервю с участник непосредствено след или преди неговото участие, от това същият човек да бъде търсен в друг хотел;
– Неформалната обстановка в СПА центъра на бизнес хотела предлага на участниците в конференцията да се опознаят извън работната среда и да се сближат.
Конференцията и обстановката
Конференцията е събитие, което изисква съсредоточаване и разговори със специфични термини и на по – различно ниво. Дори присъстващите представители на медиите се определят предварително, като за специфични по тема конференции се изпращат покани до ресорните репортери в дадена медия.
Обстановката в бизнес хотела предразполага към съсредоточаване и по – лесно организиране на работата. Предлагат се и различни възможност за декорация и цялостно оформление на облика на конферентната зала. Техническата обезпеченост в бизнес хотела разширява възможностите за провеждане на конферентни събития. Така например отличната безжична връзка и техническото оборудване отварят вратата към допълнителни възможности за конферентна връзка с чужди лектори или демонстрация на живо на техники или открития.
Големи бизнес събития – конференцията
