Лесно и безпроблемно бизнес пътуване – тайната е в точната организация
Всяко едно бизнес пътуване има нужда от точна и ясна организация. Постигането на оптимално време за преминаване на дестинацията, настаняване в хотела, срещи, визити, участия в конкретни мероприятия е ключов момент при съставянето на цялата програма.
Бизнес туристите са изцяло наясно, че винаги може да има забавяне при пътуването, което да повлече след себе си отлагане на ангажименти или промяна на часовете за срещи. Но има няколко правила, при подготовка на бизнес пътуване, които помагат изключително много да се намали риска от закъснения.
Цел на пътуването
Дали бизнес пътуването е свързано с конкретно събитие – среща, конференция, изложение, панаир – точно определено и рамкирано в предварително ясен срок. Делово пътуване може да бъде организирано и с цел среща с партньори, обучение на персонал, привличане на нови клиенти посредством представяне на бизнеса. Първото, което трябва да се определи е точната цел на бизнес командировката.
Бюджет
Няма служебна командировка, която да не е рамкирана с определен бюджет. Той може да бъде както за цялото пътуване, така и отделно за настаняване и пътуване, и отделно за дневни разходи. Когато бюджетът е за цялото пътуване – пътни, настаняване и дневни пътуващият може да избере по – нисък клас хотел и по – евтин транспорт, за сметка на по – висок процент за командировъчни. В случай, че компанията е избрала да разпредели точна сума за всеки ден в командировка и да плати отделно за настаняване в бизнес хотел и пътуване с бизнес класа, бизнес туристът знае точно с каква сума на ден разполага за служебни цели. Добре е в бюджета да се предвиди и извънредна сума при черезвичайни обстоятелства.
Организиране на срещи и участие в различни дейности
Когато става въпрос за присъствие на предварително организирано събитие, което е с конкретни дати на начало и край, планирането е доста по – лесно. Покана за участие в подобни форуми се получава достатъчно време по – рано за да може да се планира ангажимента. От друга страна големи събития като научни конференции, браншови изложения, тематични панаири имат точно определен график на провеждане съставен от самите организатори и присъствието на бизнес туриста е определено предварително.
Срещи с делови партньори, потенциални клиенти и подобни по – частни за дадения бизнес турист събития се планират с по – голяма лекота. Характерното при тях е възможността да се премести часа, мястото, деня – ако се наложи и отсрещната страна е съгласна. Предварително планирани подобни мероприятия са свързани и с ангажиране и на други хора, така че бизнес туристът е добре да има в предвид, че закъснения и отмяна в последните минути са недопустими.
Настаняване на бизнес туриста
Не на последно място по важност е настаняването на бизнес туриста в правилния хотел. В повечето случаи се използват бизнес хотелите поради няколко основни причини:
Наличие на обособено място за работа, на което клиентът може да се чувства удобно. Използването на личен смартфон и лаптоп за комуникация с компанията са в основата на добре планираното бизнес пътуване. Бизнес хотелите предлагат високоскоростен безжичен интернет, с чиято помощ връзката с компанията от всяка точка на света е възможна. Обособеното работно място в стаята предполага по – лесно и свободно общуване, уединение и комфорт при водене на разговори.
Възможност за повикване на такси, наем на автомобил и разяснение относно пътуването с обществен транспорт. Срещите и мероприятията не винаги се организират в удобен за гостуващият бизнес турист район. Опцията за наличие на бърз и ефективен начин за придвижване и точните инструкции са ключов фактор за бързото и безпроблемно пътуване.
Ползване на куриерски и пощенски услуги – изпращане на например договори или пратки директно от хотела.
Място за релаксация – СПА център, който е на разположение на гостите и е включен в цената.
Възможност за посрещане и изпращане от и до летището, гарата или автогарата – така дори и да се наложи корекция на часа на отпътуване, бизнес хотелът може да се отзове и да закара клиента напълно навреме до мястото на отпътуване.
Бизнес хотелът и безпроблемното бизнес пътуване
