Всеки, който има отговорността да организира мащабно събитие, е изправен пред избора на подходяща конферентна зала. Този избор не е лек предвид многото особености, които трябва да се вземат под внимание.
Във всеки град има налични конферентни зали, подходящи за всякакъв вид събития, като фирмени срещи, семинари, обучения, конференции и други мащабни мероприятия. Тези зали могат да се аранжират по различни начини, за да отговарят на целите на събитието.
Ако желаете специфичен начин на подредба на столовете и масите, можете да обсъдите това предварително с персонала. В допълнение всички конферентни зали имат пълно техническо оборудване и високоскоростен интернет. Оборудването включва екран и мултимедийна техника, флипчарт и лаптоп, озвучаване, както и техника за симултанен превод, в случай че гостите ви са чужденци. Сред важните характеристики на техническото оборудване е нивото на озвучаване, както и възможността да се презентира подготвения материал. Някои конферентни зали предлагат възможност за излъчване на събитието в реално време.
Какви са важните предимства, които да търсите при избора на конферентни зали?
- На първо място се уверете, че местата за сядане имат гъвкаво разположение, тоест могат да се месят при необходимост.
- Уверете се, че избраната конферентна зала е с удобно местоположение – за предпочитане в централната част на града. Това ще предостави на гостите възможност за лесен достъп до сградата, дори и да не пътуват с личен транспорт.
- Добрите конферентни зали са достатъчно добре осветени от дневна светлина, но имат и добро изкуствено осветление.
- За предпочитане е хотелът, който предлага конферентни зали, да предлага и възможност за настаняване на гостите на събитието. Това ще им спести неудобството от ежедневно пътуване от и до събитието.
- Предимство е и предоставянето на зала за кетъринг, която да обслужва гостите през почивките.
Какви видове зали бихте могли да наемете за вашето събитие?
Това изцяло зависи от мащаба на вашето планирано събитие. Ето и вариантите, между които можете да избирате:
- Най-големи са конферентните зали, които побират над 100 човека.
- Средните зали са с по-ограничен капацитет места, обикновено между 50 и 100. Те са подходящи за празненства и по-малки събития.
- На разположение са и малки зали, които разполагат с до 30 места. Те са идеални за фирмени обучения, презентации пред ограничен брой посетители и други подобни събития, които не изискват наемането на зали с голям капацитет.
