Подготовката на събитие в конферентна зала в София изглежда лесна работа. Но дали е така? Колко често срещаме трудности и какви потенциални проблеми могат да възникват, нека видим. Селектирали сме 4 основни момента, които могат да се превърнат в проблем за гладкото протичане на нашето събитие.
Технически несъответствия
Доброто и безпрепятствено протичане на едно конферентно мероприятие има необходимост от техническа обезпеченост. Преди използването на всякаква техника в конферентните зали е важно да напрaвите техническа проверка. Макар и техниката да е нова, изправността и необходимите настройки за свързване подлежат на преждевременна проверка.
Когато става дума за презентиране, системната връзка между лаптопа ви и проектора следва да бъде проверена, за да няма неприятни изненади в последния момент. За всички технически и системни несъответствия можете да разчитате на наличния техник. Всеки бизнес хотел, който разполага с няколко конферентни зали, предвижда технически съпорт по време на тяхното използване.
Грешна или неправилна конфигурация
Една и съща конферентна зала може да изглежда напълно различно, само ако реоргнизирате седящите места и използвате по различен начин пространството. Естеството на вашето събитие определя и необходимостта от един или друг вид разположение на мебелите.
Малките делови събития обикновено се провеждат в зали с разположение на местата тип кръгла маса или квадрат. За по-мащабните събития залата може да бъде подредена театрално, като всички места да гледат към подиума и екрана.
Недостатъчно място за гостите
При затворени събития, които изискват специална покана, лесно можете да планирате броя участници и необходимия обем зала. Ако обаче мероприятието ще е с вход свободен или с билети, които се разпространяват сред широка публика, трудно ще предвидите правилното помещение.
И все пак съобразете някои основни положения при организиране на обемни ивенти. Подгответе най-голямата конферентна зала, с която разполага избраният от вас бизнес хотел в София. Подредете местата така, че да има необходимото пространство между гостите, но същевременно използвайте максимума от капацитета.
Липса на кафе паузи и място за тяхното провеждане
Всяко делово мероприятие, независимо от от тематиката, предполага паузи между различните части. Тези кратки почивки са изключително важни за опознаването с Вашата публика. Друг бонус от тяхното наличие е факта, че по този начин давате малко време на аудиторията да си почине и да рефрешнете любопитството им за предстоящото в следващата част.
Помислете къде и как ще се проведат тези кратки кафе-паузи. Често пъти бизнес хотелът има изградени пространства за тази цел. Не разчитайте обаче на другите да предвидят един от важните детайли на Вашето мероприятие. Проверете какви са вариантите и как можете да предложите на своите посетители приятна почивка, време за нови запознанства и обмяна на опит.
