Изборът на подходяща конферентна зала за вашето събитие съвсем не е лесен, като се вземе предвид огромния брой налични зали, особено ако предвиждате вашето събитие да бъде провеждано в голям град. Столицата и останалите големи градове в България са идеално място за организирането не само на мащабни събития, но и на мероприятия с по-ограничен брой посетители. В такъв случай ето някои насоки, които да ви помогнат правилно да изберете вашата конферентна зала.

Съдействие при организирането на събитието

Уверете се, че хотелът, където се намира избраната от вас конферентна зала, ще ви окаже пълно съдействие при организирането на събитието. Те имат голям опит в това и ако помогнат с организацията, това ще гарантира не само вашето спокойствие, но и успешното преминаване на събитието.

Достъп до цялото необходимо оборудване

Предварително се уверете, че в цената, която плащате за конферентната зала, е включен достъп до цялото оборудване, така че да не се налага допълнително да плащате за него.

Следете за наличието на офис услуги, ако такива ще ви са необходими по време на събитието. Те включват сканиране, копиране, принтиране, различни канцеларски материали и пособия, за които трябва да направите предварителна уговорка с хотела.

Възможност за настаняване в същия хотел и ползване на услугите му

Ако гостите ви пътуват от чужбина или от друг град, изберете конферентна зала в хотел, където има свободни стаи за гостите и където те се предлагат на преференциални цени. Това ще спести много главоболия, пътувания и време на гостите на събитието, които могат да се оттеглят в стаите си за почивка и по време на паузите преди следващия ангажимент.

Уговорете с хотела възможността гостите на събитието да използват допълнителни услуги, като лоби бар, фитнес и спа център.

Ако изберете конферентна зала в четиризвезден хотел, той би могъл да ви предложи възможност за кетъринг или вечеря. И двете опции са голямо предимство след напрегнат работен ден.

Подходящ капацитет и подредба на вашата конферентна зала

Намерете конферентна зала, която да отговаря на изискванията на събитието, което ви предстои да проведете – откъм капацитет и подредба. Направете всички предварителни уговорки и подготовка, за да сте спокойни, че гостите ви ще се чувстват комфортно през цялото време, прекарано в избраната конферентна зала.