Подборът на конферентна зала е едно от първите неща, с които се захваща всеки организиращ събитие. Без значение от неговия обхват – дали е местно или с международно участие, уточняването на мястото за неговото провеждане е сред първите елементи залягащи в основата на организацията. Какво е необходимо да се прецени при търсенето на конферентна зала? Ето 7 съвета, които ще дадат първоначална насока на търсенето:
1. Цената. Какво е включено в сумата – дали само наема на конферентната зала или и допълнителни услуги? Може ли да се направи някаква отстъпка? Има ли възможност за добавяне на други елементи като кетърниг или напитки и да се запази предлаганата стойност? Тези неща е добре да се предвидят и да се потърси място, което да се вмести в определения бюджет.
2. Локация. Мястото трябва да бъде достъпно с автомобил, но и с обществен транспорт. Задължително условие е наличието на паркинг. Ако се планира да има гости, пристигащи със самолет, то времето за пристигане от летището трябва да бъде минимално, а достъпът лесен и сравнително бърз.
3. Атмосфера. Каквото и да е събитието, мястото на неговото провеждане задължително трябва да излъчва стил и класа. Добра идея са бизнес хотелите, защото цялостният им дизайн е с бизнес насоченост и също такава атмосфера.
4. Услуги и удобства. Може ли в мястото, на което се намира конферентната зала да се включат различни презентнационни устройства, има ли възможност за ползване на слушалки за превод, да се ползват аудио и визуални средства? Освен чисто техническите параметри може да се наложи и предоставяне на храни и напитки. Дали в конферентната зала има възможност за такива или ако тя се намира в хотел, кетърингът да се осигури от там? В случай на ползване на комплексна услуга – наем на залата и поръчка на храна дали няма опция за специална оферта? Има ли възможност някои от гостите да нощуват в хотела и на каква цена? Все въпроси, чийто отговор трябва да се знае предварително.
5. Капацитет на залата. Какви са възможностите за подредба на работните места в залата? Има ли отделни чинове за всеки или се използват общи маси? Какъв е максималният капацитет на залата, без да се налага присъстващите да са твърде близо един до друг? Само част от въпросите, които трябва да се уточнят на ранен етап от планирането.
6. Паркинг. Задължително е условието около конферентната зала да има паркинг. Някои от участниците може да предпочитат да пристигнат със свой автомобил и трябва да има къде да го оставят. Какъв е достъпа до паркинга – дали е платен или може да се ползва без заплащане.
7. Оформление. След като е ясен броя на гостите е добре да се помисли за оформлението на залата. Къде да бъде разположен говорителят, мястото за презентация, разпределението на присъстващите. Тези моменти трябва да са съобразени задължително с темата на събитието. Дали чиновете ще бъдат подредени в тип Класна стая, Театър или П-образно зависи и от броя на гостите и от тематиката на събитието. Повечето конферентни зали имат определен капацитет за всяка от тези подредби. След изясняване на броя на гостите може да се направи консултация с мениджъра на залата и да уточнят тези детайли.
Още няколко допълнителни момента: наличието на максимално количество дневна светилна ще стимулира участниците и ще ги държи в кондиция по – дълго време. Изкуствената светлина от лампите води до по – бърза умора и загуба на концентрация. При събития с по – голяма дължина задължително трябва да има почивка и да се предоставят ободряващи напитки.
Подборът на конферентна зала
