Конферентната зала може да бъде истински инкубатор на уникални идеи по време на учения, тренинги или брейнсторминги. Но когато залата, в която се провежда срещата е грешно подредена добрата идея може да излети безвъзвратно.
Дизайнът и подредбата на конферентната зала, когато събитието се провежда в бизнес хотел, се задават от гостите и са съобразно техните лични усещания. Но има грешки, които потребителите може да допуснат съвсем несъзнателно и така да провалят своята идея. Тук на помощ идват специалистите от бизнес хотела, които могат да предотвратят тези пропуски и грешки. Ето пет от най – разпространените грешки при подредба на конферентна зала и как да бъдат избегнати.
1. Грешен размер на екрана. Конферентната зала не е само място за физическа среща, в нея биха могли да са осъществяват и виртуални такива, когато някои от лекторите например е на друго място. Екранът заема централна роля в конферентната зала. Неговата големина трябва да бъде достатъчна, че да не се налага някои от присъстващите да се напрягат за да видят какво има на него. Най – добрият размер на екрана е този, при който прожектираното на него може да се види от хората на най – задните редове. Бизнес хотелите предлагат достатъчно големи екрани и възможност за наместване на масите и столовете така, че всички в залата да бъдат достатъчно удобно настанени.
2. Несъответствие между техниката. Преди ползване на каквито и да било технически средства е препоръчително да се направи проверка дали те работят правилно. Когато става дума за презентация сработването между лаптопът и останалата техника е задължителен. При несъответствие обезателно трябва да бъде открита намери алтернатива, като ползване на друг компютър и пренасяне на презентацията на USB флаш памет. Предварителната проверка е гаранция, че няма да има неприятни изненади. При разполагане в конферентна зала на бизнес хотел обезателно трябва да бъде извършена проверката на техниката. Така ако има нещо, което не си съответства, клиентът има време да отстрани неизправностите, а и в бизнес хотела винаги има техник, който да се справи с проблема, възникнал при ползване.
3. Недостатъчно или твърде много място за присъстващите. При организиране на мероприятие в конферентна зала в бизнес хотел възможността да се направи различна подредба на местата е изключително полезна. При фирмено мероприятие по – лесно може да се определят броя на гостите и да се предвиди най – доброто оформление. Провеждането на конференция, при която броят на посетителите не е много ясен трябва да се оформи такава структура, че дори и повече хора да не бъдат пречка един за друг. Провеждането на всякакви мероприятия в бизнес хотел дава сигурността, че винаги има хора, които могат да се погрижат да настанят пристигналите допълнително и в последния момент гости.
4. Светлината. Задължителен компонент от приятната и добре подредена конферентна зала е осветеността. Залите в бизнес хотелите са разположени така, че да се разчита основно на дневна осветеност и в по – малка степен на изкуствено осветление. При провеждане на мероприятие в бизнес хотел, гостите могат да са сигурни, че контролът на осветеността е в техни ръце. И все пак оптималната осветеност е добре да бъде естествена.
5. Липса на място за поставяне на документи, техника и други. В конферентните блокове на бизнес хотелите този проблем е решен. Конферентните блокове предлагат катедри – за удобство на гостите в големите зали, за да може да се постави микрофон и говорящият да има къде да остави своите предварително подготвени материали, ако има такива. Малки шкафчета, които лесно могат да се преместят асистират при презентации, като там може да се постави лаптоп, маркер, документи, напитка и други.
Всеки конферентен блок на бизнес хотел разполага с необходимите ресурси за провеждане на различни по вид и размер мероприятия. Те се обезпечават напълно, а с компетентните съвети на квалифицирания персонал няма място за притеснения и грешки.
Насоки при подреждане на конферентна зала в бизнес хотел
