В корпоративния свят успешната конференция е нещо, което се случва всеки ден. Обхвата, обема, темите и местоположението се сменят, но това, което остава константа, е необходимостта от конферентна зала за бизнес мероприятия. Може ли да се каже, че съществуват фактори, които гарантират успеха на събитието в конферентна зала? Нека видим.
Фактор №1 – Организация и планиране
Всяка конференция започва с добро планиране и правилна организация. Макар и да изглежда лесна от страни, организацията на мероприятие от по-голям мащаб е много отговорна и трудна задача. Според естеството на срещата и очаквания брой посетители, съобразете кой период от годината или сезон ще е най-подходящ за провеждане. Планирането на подробна програма, темите за панелите и разпращане на покани към лекторите, са може би стъпка номер едно.
Фактор №2 – Избор на бизнес хотел
След като сте чекнали задача номер едно, можете да преминете към подбор на бизнес хотел, който най-много подхожда на нуждите ви. Ако сте предвидили лектори от далечни дестинации, то е задължително да организирате и техния престой. Предимството на бизнес хотелите в тази задача е изключително. Те обикновено разполагат с няколко конферентни зали или бизнес зона и може едновременно да задоволят различни нужди и желания на бизнес туристите. От делови помещения за работа, през комфортни стаи, вкусна и разнообразна храна и стигнем дори до релакс зона за отмора след дългия работен ден.
Фактор №3 – Избор на конферентна зала
Конферентните зали в един бизнес хотел днес са изключително добре оборудвани. Светло помещение с възможност за модификация на интериорното разпределение е нещо, което можете да намерите навсякъде. И все пак помислете какви са задължителните неща, които са ви необходими – добър интернет, подсигурена аудио-визуална техника, озвучителна система, добро осветление и разбира се климатизация.
Фактор №4 – Популяризиране на събитието
Как без популяризация?! Ако планирате конференция от отворен тип и голям мащаб, то неминуемо се нуждаете от реклама. Макар и все повече да навлиза онлайн рекламата, най-добрият подход е да я комбинирате с офлайн печатна реклама. Промотирането в социални медии дава предимството бързо да стигнете до огромен брой потребители на различните платформи. Правилното таргетиране на рекламата и билбордове на ключови места в града са гаранция за добра видимост и осведоменост за предстоящото мероприятие.
Фактор №5 – Кафе паузи и парти за финал
Помислете за кафе паузите. Задължителните почивки между различните панели и лектори ще са още по-приятни и предразполагащи към социализация и комуникация, ако има организирани места с освежаващи напитки и леки закуски. Не само е по-приятно прекарано време, но и дава възможност за нови бизнес запознанства и обмяна на опит и идеи.
И за финал на нашата статия се фокусираме върху подобаващият финал на събитието в конферентна зала. Какъв по-добър завършек от едно коктейл парти? След ден или два заедно, гостите вече са скъсили дистанцията, обстановката малко по малко става неформална и предразполага към питие и приятни приказки. Подходящият ресторант за целта е черешката на тортата на цялата организация.
