Безспорно организирането на бизнес събитие не е лесна задача и има много важни неща, за които е необходимо да се помисли и вземат предвид. Всяко мероприятие си има цел, за която се създава и съответно се гони и очаква определен конкретен резултат. Тези изходни положения са началото на всяко добре планирано и обмислено събитие.
Зала
На следващо място стои въпросът коя ще бъде най-подходящата локация с оглед лесна достъпност и търсена големина на конферентна зала. Тук е добре да изберете комуникативно място, на възлова точка в градската среда. Това ще гарантира удобство и ако е отворено събитие ще повиши обема посетители. Ако обаче планирате бизнес събитие, било то конференция, конгрес, симпозиум, делови преговори или изложения акцент вероятно ще бъде поставен и върху осветеността на конферентната зала, вместимостта, както и необходимата техническа обезпеченост.
Днес едно от задължителните условия за всеки бизнес хотел е да разполага с конферентна зона от няколко конферентни зали с различен капацитет и функционалност. Естеството на мероприятието определя разположението в залата за провеждане, като тук вариантите са няколко – подредба тип театър, П-образна, кръгла маса и класна стая. Независимо колко обхватно ще е деловото събитие, което ще се организира, технологичната обезпеченост е доста добре организирана. За задължителни реквизити в конферентна зала се считат флипчартове, проектор, екран, микрофон и озвучителна техника. Високоскоростен интернет, лаптопи и други съвременни технологични решения са на разположение за презентиране на лекции, представяне на бизнеси и водене на преговори.
Кетъринг
Организирането на делово събитие в бизнес хотел е изключително добро управленско решение, ако мероприятието е в няколко дни или включва вечерен прием. Правило в бизнес средите е инициаторите да отправят персонални покани към всички заинтересовани страни с молба за отговор. Планирането от рано на броя присъстващи гости и участници, както и необходимостта от обезпечаване с релевантно количество стаи е задължително.
След като е уточнена целта, аудиторията, времето и мястото на провеждане на едно такова бизнес събитие е редно да се пристъпи към популяризиране и даване на гласност. Инвестицията в маркетинг и реклама е обоснована, тъй като дигиталните маркетинг канали днес дават възможност много точно да се прецизира целевата група и да се насочат усилията информацията да стигне до правилните хора в точното време.
