Blog

Планиране на конференция

За гладкото протичане на всяко мероприятие в конферентна зала трябва да се извърши щателно планиране доста предварително. Всички важни аспекти на конференцията трябва да бъдат обхванати, така че е по-добре да си създадете контролен списък. Резервният план за справяне с извънредни ситуации винаги е задължителен елемент. Планирането работи по-добре, когато хората от екипа за планиране и администрация имат възложени ясни роли и отговорности.

Първо, целта на конференцията трябва да бъде ясно разбрана. Бюджетът трябва да бъде определен. Повечето компании не разполагат с достатъчно големи конферентни зали, за да поместят събитието, така че е необходимо наемането на външно за място. Предимството на използването на конферентна зала в хотел е, че разходите за настаняване могат да бъдат предложени на отстъпка. Човек трябва да преговаря за най-ниската цена на няколко места, които отговарят на спецификациите на конференцията.

След като датата, часът и мястото на всяка конференция са фиксирани, трябва да се потвърди наличието на всички водещи, продавачи, присъстващи и специални гости. Формулярите за регистрация трябва да бъдат изпратени и след като отговорите пристигнат, те трябва да бъдат записани, за да се получи потвърденият брой и списък на присъстващите. Това е необходимо, за да се погрижите за логистиката на конференцията, като резервации на полети, настаняване и вземане на автомобили за важни участници като основния лектор и специални гости.

Въз основа на темата на една конференция, поканите, програмите и брошурите трябва да бъдат разработени. Имената и логата на спонсорите трябва да бъдат включени в тези листовки за реклама. А също така да се подготви дигитална маркетинг кампания, ако естеството на събитието предполага отворен достъп.

Основните правила при избора на конферентна зала са следните:

Има ли Wi-Fi свързаност и техническа инфраструктура, която да поддържа броя на присъстващите? Това включва аудио-визуални съоръжения, проектори и комуникационно оборудване като телефони, високоговорители и микрофони.

В конферентната зала има ли климатична и вентилационна инсталация?

Необходима ли е отделна стая за срещи?

Има ли бизнес хотелът необходимият капацитет в ресторанта за хранене на всички гости и присъстващи? Ще са необходими  ли леки закуски и напитки и къде ще се сервират те?

Има ли достатъчно възможности за паркиране на автомобили? Има ли охрана и контрол на достъпа?

Преди действителното събитие в конферентния блок, трябва да бъде изготвен подробен програмен график. Това включва реда на дейностите, списъка с лектори и почивките за освежаване и хранене. Хора от екипът на организаторите трябва да бъдат назначени да помагат и насочват присъстващите по време на конференцията. Графикът и други важни подробности трябва да бъдат споделени известни на целия екип от организатори и доброволци и те трябва да бъдат предварително обучени да обработват различните запитвания.

По време на конференция са необходими много неща, като основни консумативи, баджове с имена за потвърдени участници и подредба на местата. На главния вход на бизнес хотела или пред конферентния блок трябва да бъде поставена регистрационна маса. Важно е да се вземат мерки за осигуряване на вода, чай и кафе в близост до конферентната зала през цялото време на мероприятието.

Тъй като за всяка от тези точки се полагат грижи при подготовката за конференцията, бюджетът трябва непрекъснато да се проследява и съответно да се управляват разходите. Проследяването на генералния план също трябва да се извършва системно. По този начин конференцията ще протича гладко и ще изглежда добре планирана за всички.

Какво представляват конферентните мероприятия

Конференцията обикновено се разбира като среща, организирана в конферентна зала, за обсъждане на определена тема. Докато една конференция се различава от останалите събития по размер и цел, терминът може да се използва, за да обхване общата концепция.

На конференция се нахвърлят иновативни идеи и се обменя нова информация между експерти. Целта може да бъде едно от изброените:

Академична конференция е събиране на учени или академици, където се представят резултатите от изследванията или се провежда семинар.

Провежда се бизнес конференция за хора, работещи в същата компания или отрасъл. Те се събират в подходящо помещение, най-често конферентна зала, за да обсъдят нови тенденции и възможности, свързани с бизнеса.

Търговска конференция се провежда в по-голям мащаб. Освен бизнесмени, има и хора от обществеността, които идват да се свържат с доставчици и са установили нови връзки. Такава конференция се състои от работни срещи и презентации в бяла книга.

Неконференцията се различава от традиционната конференция, тъй като избягва високите разходи, организационната йерархия отгоре надолу и спонсорираните презентации. Всички присъстващи са еднакво добре запознати с темата и дискусията следва отворен режим; обикновено без нито един оратор, обръщащ се към събралите се.

Повечето конференции имат един или повече лектори, които ще произнесат основната реч. Те са често срещани на академични и бизнес конференции. Избраните лектори са видни личности в съответната област и тяхното присъствие има за цел да привлече повече хора да присъстват на конференцията. Има различни видове мероприятия, които се провеждат в конферентни зали:

Симпозиумът е непринудено събиране и включва освежаващи напитки и забавления.

Организира се семинар за обсъждане на определена тема. Те обикновено имат образователен характер и се очаква участниците да придобият нови знания или умения в края на семинара.

Уъркшопът е по-скоро практически опит за участниците с демонстрации и дейности. Времето, през което един говорител се обръща към групата, е ограничено.

Конференцията на кръгла маса е събиране на връстници за обмяна на мисли и мнения по определена тема, обикновено политическа или търговска. Има ограничен брой участници, които помещават специална конферентна зала с кръгла маса, така че всеки един да може да се изправи срещу всички останали и същевременно да се покаже един вид равнопоставеност между участниците.

Тържество в ресторант в хотел в София

Да се ​​организира специално тържество в ресторант в хотел в София с невероятна храна, страхотна атмосфера и първокласен персонал е сериозна задача. Често може да е по-скъпо да се организира парти в ресторант, за разлика от дома ви, но очевидните ползи си заслужават.

Започнете да организирате по-рано

 Важно е да говорите със специален координатор на събитията в ресторанта и да подготвяте меню с готвача. В ресторанта на Olives City Hotel можем да подготвим всичко, идеално за вашия повод. Коктейли и минаващи ордьоври? Ястия с отворен бар? Няма проблем. Колкото по-рано се чуем с вас и обсъдим плановете за вашето парти, толкова по-персонализирано можем да подходим към събитието. Но ако планирането не е вашето нещо, няма нужда да се притеснявате. Можете да се доверите на ивент координатор, който да се погрижи за всичко до последния елемент.

 Изпратете подходящи покани

 Важно е да покажете на гостите си, че това е парти в ресторант в хотел, а не просто събиране вкъщи на вечеря. За официално събитие като това, подгответе писмени покани. Изпратете ги с аванс от поне две седмици предварително. Семейството ви не само ще се гордее с вашата учтивост, но гостите ви ще разберат тона на вечерта, преди дори да пристигнат в ресторанта на хотела.

 Вземете решение за храната

 Всеки мениджър на ресторант в хотел в София  или координатор на събития ще работи с вас, за да създаде най-подходящото меню, което да угоди на всички гости. Работата по предварително планиране на храната може да свърши чудеса за намаляване на разходите в сравнение с варианта със свободна консумация. Препоръчваме да изберете няколко предястия и едно или две основни ястия – едно месно и едно вегетарианско. Не нарушавайте основното правило на планирането на партита и забравете за определени хранителни чувствителности! Що се отнася до десертите, тук можете да развихрите въображението си. Всичко  зависи от повода, но вариантите са безброй – от това да донесете собствената си торта за рожден ден, до въртящи се десерти на масата. Десертът винаги е красивия бляскав завършек на  вашата прекрасна вечер. Често пъти той е и кулминацията а вечерта в ресторанта на хотела.

Задайте тона на вечерта

Насочете се към мястото поне един час предварително, за да огледате последните щрихи, минути преди началото на вашето парти. Страхотна идея е да помислите за малки флорални аранжировки, балони или друг декор, за да постигнете визията, която отговаря на повода. Освен това винаги е добра идея да имате welcome drink, подготвена за подранилите гости.

Има милион причини да организирате следващото си парти в ресторант в хотел в София. Една от тях е, че екипът винаги се вълнува да бъде част от най-важните и ценни мигове в живота ви и да превръща събитието в незабравим празник!

Основни характеристики на четиризвезден хотел

Ако се опитвате да планирате пътуване, вероятно ще прегледате различните места за настаняване в района, който сте избрали за посещение. Докато го правите, ще срещнете хотелска система за оценка със звезди, която понякога е трудна за разбиране.

Система за оценяване със звезди на хотела може да ви обърка, тъй като може да видите едно и също свойство, посочено в хотели с различен брой звезди. Това е причината сравнението на рейтингите на имотите, намиращи се в страната да е малко по-трудно. Ето кои са основните характеристики на четиризвезден хотел.

Обслужване

Обслужването е изключително важно във всеки четиризвезден хотел. Персоналът се оценява с учтивост, знания, бързина на реакция, отговаряне на очакванията и нуждите на гостите.

Стаи и леглова база

Мебелите са стилни, а леглата са изключително просторни и удобни. Предоставя се висококачествено и приятно на допир спално бельо. Възглавниците са луксозни, удобни и много на брой. Като част от интериора на всяка стая са кът за почивка, както и работен кът, в случай че пътувате по делови въпроси.

Баня

Баните са обзаведени в изискан стил, съответстващ на целия четиризвезден хотел. Често на разположение е и вана, а фините тоалетни принадлежности са красиво подредени. Гостите могат да почувстват мекотата и нежния аромат на кърпите и халатите, които са задължителен елемент.

Хранене

Всеки хотел от този ранг поддържа на територията си няколко ресторанта и бара. С тематичен интериор и кухня, те удивляват гостите и засищат и най-страстните гурме почитатели. Вкусната храна в съчетание с рум сървиз дава възможност за пълен релакс и уединение.

Удобства в хотела

Четиризвездният хотел предлага Спа зона с множество процедури за отдих и презареждане. За радост на активните, дори по време на почивката гости има и напълно оборудван фитнес център. Предлагат се допълнителни услуги като пране или химическо чистене. Всеки гост, който има нужда от сейф за своите ценни вещи, може да използва такъв на рецепцията на хотела.

Бизнес хотелът не е място само за бизнес туристи

Какво си мислите, когато чуете за отсядане в бизнес хотел? Гости в костюми, конференции, презентации и делови срещи, изключително професионална атмосфера, бизнес стил и етикет. Точно така, но това са само част от гостите на всеки бизнес хотел. И не се залъгвайте по наименованието, че там можете да отседнете, само ако отивате на работни срещи и по делови въпроси.

Акцентът към бизнеса, хотелите поставят когато предлагат подходящи условия за конферентни мероприятия и редица допълнителни услуги, търсени предимно от деловия турист. По този начин бизнес хотелът дефинира една част от своите таргет потребители. И те приоритетно потребяват възможността да използват хотела като пространство за обучения, лекции, преговори и правене на бизнес. Но това е само едната страна на монетата. Всеки бизнес хотел е носител на четири или пет звезди, което го превръща в олицетворение на стил, лукс и висок професионализъм и комфорт.

Изисканият четиризвезден хотел предлага на своите гости стилна хотелска зона, конферентна зона, зона от барове и ресторанти, и разбира се релакс и фитнес зона. Всичко необходимо за една звездна почивка на едно място. Точно тази специална атмосфера и заявка за гарантиран викокачествен отдих поставя летвата на висотите на по-претенциозните и търсещи безупречност и съвършенство гости. За тях почивката е приятно преживяване във всеки кът и във всеки момент.

Бизнес хотелите в София не правят изключение. Техният блясък 4 звезди ги определя като перфектния бизнес хост и грижлив домакин за пълноценна и релаксираща почивка.   Именно и това е причината да са избирани от български и чуждестранни туристи, които не са на бизнес пътуване. Там те спокойно могат да се насладят на спа и релакс, да потънат в разнообразни блаженства за ума и тялото. В допълнение безплатният и наличен на територията на целия хотел  wi-fi, е едно наистина ценно предимство в днешния дигитален свят.

За да е пълен комфорта са добавени голямо разнообразие от допълнителни услуги като маникюр, освежаване а прическата, рум сървиз, организирана еднодневна екскурзия до забележителности в близост и др.

Бизнес хотелът е предпочитан избор не само за хора от деловите среди, но и на много туристи, които ценят неговите преимущества!

Празненства в хотел 4 звезди

Ето, че календара отлиства и последния лист. Декември е! Месец изпълнен с много блясък, усмивки и празненства.  Това е времето, когато всеки изискан хотел 4 звезди се облича в допълнителна празнична звездност и лукс. Елегантен домакин на най-чаканите и вълнуващи тържества в годината! 

Коледа е считан за семеен, уютно-домашен празник и по традиция се прекарва в компанията на близките и семейството. Въпреки това, през годините в празничния календар е залегнала модата за фирмените новогодишни партита и корпоративни коледни сбирки. Едни неформални събития, чиято цел е забава, смях, танци и разбира се подаръци. Кой не обича подаръци? И кога, ако не сега е времето да си подарите малко лукс, да поглезите сетивата и да се насладите на всички екстри в хотел 4 звезди?!

Какви предимства има хост от ранг 4 звезди

Блясък и стил

Коледно-новогодишните празници са шумни, запомнящи се, окъпани в блясък и разноцветни светлини, гарнирани с много музика и усмивки. Те запечатват края на един отминал период и същевременно вълнуващото ново, което предстои. И тук звездният шик и стилен интериор на хотел 4 звезди се превръща в перфектния домакин. Изискана атмосфера и изпипаност до последния детайл създават усещане на всеки гост за приказност и специалност, каквито подобават на това време от годината.

Изискан ресторант

Дори да не консумирате често гурме ястия, кухнята на ресторанта в хотел 4 звезди ще ви поднесе букет от изтънчени вкусове и аромати. А богатото меню от аперитиви ще бъде завършващия щрих на вечерта. Сетивна наслада, която да си подарите, за да отпразнувате звездния празник.

Високо ниво на обслужване

Бъдете сигурни, че потапяйки се в тази обстановка получавате гаранция за професионално обслужване и пълно обгрижване. Всеки хотел 4 звезди изключително много цени своите гости и се стреми да им предложи пълен висококачествен комфорт и спокойствие. С домакин като този, Вие и Вашите колеги и служители ще се почувствате и ще бъдете специални.

До полунощ и след това

Резервирайки стаи в хотелската част, можете да се насладите на звездните моменти в ресторанта до ранни зори или до самия край на купона. Ще освободите съзнанието си от притеснения как ще се прибирате в последствие и каква ще бъде пътната обстановка. А и няма да изпуснете нито миг забава. А чарешката на тортата е възможността да прекарате първия ден от годината отдадени на релакс в спа зоната на хотел 4 звезди.

Ето, че календара отлиства и последния лист. Декември е! Време е за празничен блясък, подаръци и много усмивки!

Как да говорим пред публика на събитие в бизнес хотел

За много хора говоренето пред аудитория на събитие в бизнес хотел е стряскащо и биха направили всичко възможно, за да го предотвратят. И макар говоренето пред публика да е страх, който се нарежда в топ 3 в световната статистика, картината далеч не е толкова мрачна. Има един тип хора, за които е истинска страст да разказват, да учат и обучават, да откриват и после да демонстрират откритията и изследванията си.

Публичното говорене е изкусно ораторско майсторство, структурирано, целенасочено и истински въздействащо за слушателите. То е свързано с презентирането и поради тази причина често се придружава от различни илюстрации, презентационни материали, кратки видеа, текстове, графики и разбира се статистика. И тук един бизнес хотел заема мястото на предпочитан хост на такъв тип мероприятия. Луксозната бизнес обстановка, перфектното обслужване и безупречната конферентна база са в хармония с цялостната идея за делово събитие.

Кои са основните важни елементи, които превръщат говоренето пред публика в ораторско изкуство?

Ясна тематика и цел

Публиката на събитие в бизнес хотел определено няма време за губене. За да задържите вниманието й и да затвърдите решението й да ви посети като правилно, е добре да имате ясно определена цел и да бъдете консистентни. Хубава практика е да давате примери и да подкрепяте думите си с доказателствена информация или статистика.

Хумор, истории и език на говорене

Хуморът може да присъства, но трябва да е поднесен деликатно и с мярка. Информацията, която се предоставя не бива да е суха и без стойност. Важно е да се съобрази езикът, на който се комуникира с естеството на темата и хомогенността на публиката в бизнес хотела. Най-добрите оратори умело водят аудиторията чрез истории през всички емоционални състояния, свързани с тематиката и завършват с вдъхновяващ и мотивиращ финал.

Споделен опит

Най-ценното, което лекторът дава на своята публика са стойностната информация и споделеният опит. Трябва да вярвате в изказванията си, за да излъчите увереност, да я транслирате и да накарате слушателите да приемат за истина всяка ваша дума. Искреността и отдадеността ви няма как да бъдат подминати.

Динамика и взаимодействие

Монотонността и еднообразието карат публиката на което и да било бизнес събитие да губи интерес и да скучае. Говорете с нужната динамика и не забравяйте да взаимодействате със слушателите. Независимо дали ще е с поглед или директен диалог, въвлечете всички във вашето вербално пътуване из дебрите на темата. Накарайте ги да станат част от говоренето и потърсете обратна връзка. Тя е изключително важен момент, свързан с ефективността на всяка публична изява.

Конферентната зала на един бизнес хотел е сериозна сцена за всеки оратор. Изберете си тема, с която да усещате че плувате в свои води и се гмурнете в предизвикателството!

Делово пътуване и престой в бизнес хотел в София

Макар да живеем във все по-дигитализиран свят, личните бизнес посещения си остават важна част от деловият живот. Директният контакт често пъти не може да бъде изместен от онлайн срещите и преговори. И така деловите гости и престоя им продължават да са важен дял на всеки бизнес хотел в София.

            Деловите гости

            Тук можем да разграничим два типа бизнес туристи. Едните са педантични планировчици, които разбира се обичат да подготвят от рано своите срещи и пътувания. Този тип гости много преди самия престой са заявили точните дати, желани допълнителни услуги, като рент а кар и стриктно следват своята план програма. Вторият тип гости на бизнес хотел в София отново влизат в рамките на някакъв план и приоритетна програма, но са доста по-гъвкави и често резервират на по-късен етап или непосредствено преди самото пътуване.

            Видове бизнес пътуване

            Причините за бизнес пътуване могат да бъдат изключително много. Ще се опитаме да обобщим едни от най-често срещаните според своето естество и големина. От една страна според обема те могат да са фирмени мероприятия, между фирмени, браншови, национални, континентални и световни. Според своето естество и същина на провеждане, срещите в бизнес хотела могат условно да се обобщят в няколко категории: преговори, конференции, лекции или обучения, тийм билдинги.

            Какви са изискванията на бизнес туриста

            Деловият турист отговаря на профила на една голяма част от клиентите на всеки бизнес хотел в София. Изискванията на този гост обикновено са силно акцентирани върху деловата обстановка, наличието на бърза интернет връзка и удобен работен кът. Изхождайки от факта, че целта на пътуването е работа, наличието на работно пространство и конферентни зали са приоритет номер едно.

Спокойната и изискана атмосфера, в съчетание с удобство на стаите са пункт номер две в списъка с изисквания. Като номер три деловите гости поставят наличието и разнообразието от ресторанти и бар на територията на хотела, както и зона за релакс и почивка. Няма нищо по-хубаво от вкусна вечеря с питие и  разтоварващи процедури в края на динамичния натоварен ден.

            Престой в бизнес хотел в София

            Гостите, пътуващи с работна цел доста често са с кратък престой. Но точно те се превръщат в постоянни и лоялни клиенти на всеки бизнес хотел в София. Наситеността на делови туристи в хотела допълва специфичната атмосфера и обрисува една цялостна бизнес изискана визия. Не е изключено именно по време на своя престой гостите да създадат ценни делови контакти и работни запознанства, тъй като  провеждането на бизнес мероприятия в конферентния блок е ежедневие.

Как да подберем хотел 4 звезди в София за своята почивка

Работата си е работа, но е добре да я балансираме със заслужена активна почивка. И защо да не се поглезим в хотел 4 звезди – място, където се преплитат необходимият лукс и изисканост с удобство и спокойствие. Претенциите на гостите към професионализма и високия стандарт на обслужване неминуемо ще бъдат оправдани.

Имиджът на хотел 4 звезди в София е добре представен в информационното пространство, но въпреки това е добре да направите леко проучване преди да запазите своите дати за престой. Ето и някои от основите и задължителни изисквания към хотел от този ранг.

Интернет връзка

В днешния все по-свързан свят, наличието на безплатен високоскоростен интернет вече не е предимство а задължение. Една част от личния и особено професионалния ни живот преминава в онлайн пространството. Това налага една тенденция във всеки хотел 4 звезди да бъде налична wi-fi мрежа на цялата територия, включително и зоните като фитнес и ресторант.

Безплатен паркинг

Макар и повечето бизнес гости на хотела да се възползват от нает автомобил, такси или трансфер, при гостите, които пътуват с цел почивка не е така. Те пристигат с личен автомобил и безплатният паркинг за тях е важен фактор и ценно удобство.

Наличие на фитнес и зала за спорт

Грижата за здравето и тонусът продължава и по време на почивката. Затова гостите на хотел 4 звезди задължително ще се възползват от фитнес центъра. Особено ефективен метод за отърсване от натрупаните през работните дни напрежение и стрес. А ако работата е свързана с голямо количество концентрация и интелектуален труд, то редуването й с физическа активност е изключително полезно.

Добро обслужване

Гостите обикновено са много чувствителни относно обслужването и не търпят грубо и невъзпитано отношение. Професионализмът на персонала на хотела, ресторанта и релакс зоната са един от начините хотел 4 звезди в София да си спечели лоялни клиенти и да затвърди своето реноме.

Комфорт в стаите

Удобството и комфортът са нещата, заради които всъщност избирате хотела когато отивате на почивка. Те са от нещата с етикет „задължително“- просторни, удобни помещения в съчетание със стил и спокойна атмосфера.  

Лесно е да намерите хотел 4 звезди в София, но е важно да си гарантиране съвпадение на очакванията с реалната обстановка. Направете предварителна проверка за наличието на основните за този тип място за настаняване удобства.

Организация на събитие в хотел 4 звезди с ивент мениджър

Като важен инструмент от маркетинговата и комуnикационна стратегия на всяка компания е провеждането на различни по вид и големина мероприятия. Каква е асоциацията ни като стане дума за събитие? Дълга подготовка, много изисквания, безсънни нощи и разбира се нерви. А дали обезателно е така?!

Организацията нa събитие в хотел 4 звезди е трудоемка работа наистина. Провеждайки своето тържество или конференция в тази изискана и делова атмосфера, вие трябва да отговорите на висотата и професионализма на хотела. Добрата новина е, че съществуват професионални организатори, трака наречените events мениджъри. Тяхната основна дейност обхваща комплекс от знания и специфични умения за подготовка, управление и цялостно проследяване и менажиране на събитието. Всичко се случва така, че вие не се притеснявате за нищо.

Какво представлява event мениджър-а

Както всяка дейност, така и за тази си има определени изисквания и специфики. Изключително голяма е разликата между организирано и спонтанно събитие. Всеки решил да проведе своето мероприятие в хотел 4 звезди определено ще оцени високата ефективност и резултатност от съдействието на мениджъра за събития. Детайлното планиране и дълбоки познания за етикет са друг ключов момент, който подкрепя необходимостта ви от такъв тип специалисти.

Професионалните умения се допълват с личните качества на събитийния организатор. Обикновено това са доста  гъвкави хора, с много креативен и иновативен ум. Способността им да излязат от всяка ситуация и да съумеят да подредят хаоса в динамичния ход на събитията е наистина ценно умение. Квалификационният им опит поставя редица предимства:

  • Познават всеки аспект от спецификата на събитието;
  • Имат стратегическо мислене и могат да изграждат цялостен концептуален план;
  • Базират плана на изходни параметри и поставят задачи и микро- или подзадачи, както и хронология на случване;
  • Знаят кое колко време отнема и какви са срокове за поръчка, доставка и монтаж на украса и оборудване;
  • Имат широк списък с доверени сътрудници за изпълнение на микро задачките;
  • Свикнали са да реагират бързо, ако нещо се промени в процес или има проблем.

Как да подберете своя event мениджър за събитие в хотел 4 звезди

Професията  събитиен организатор става все по-приложима напоследък. Често пъти това са хора, част от екипа на професионална агенция, чиято основна сфера на дейност е events management или мениджмънт на събития. Тук се обхващат събития от различно естество и големина – правителствени, браншови, корпоративни или лични. Експертите в тази област са ценни помощници, които влагат идеи и полагат много усилия за да превърнат мечтаното празненство в 4 звезден хотел в реалност!

Scroll Up
error: Content is protected !!