Организирането и провеждането на конференция е свързано с много важни организационни моменти. След уточняването на по – важните като наемането на конферентна зала и уточняването на броя на гостите следва другите по – дребни, но също така важни детайли. Един от тези детайли са канцеларските материали, които ще се предоставят на участниците. В зависимост от типа събитие се налага в конферентната зала да присъстват различни видове материали. Ето накратко важните материали за различните типове събития.
Аранжиране на конферентна зала с присъствие на журналисти. В този случай са задължителни папки с материали за компанията – история, развитие, настоящо състояние. Добре е да има и нещо за писане – химикал например. Другото важно са листа – тетрадка, пад или брандирани листа в самия прес кит. Когато има един водещ – например представяне на нов продукт на компанията, изказване на висш мениджър по даден въпрос, съобщаване за нов бизнес е задължителна биографията на присъстващия.
Конференции и обучения. При такова събитие в конферентната зала трябва да се подготвят отделни комплекти за всеки участник. Единият вариант е да се дават индивидуално при регистрация, другият – на всяко място да има поставен такъв. Вътре трябва да има химикал, пад или тетрадка, график с часовете на събитието – кое кога се случва, планираните почивки и кафе паузи. Ако лекторите са повече може да се приложи биография на всеки от тях. За водещите на програмата трябва да се подсигурят условия за презентация като например лазерна показалка или подложка за мишка, а и допълнително и пишещи средства като химикал, молив, маркер.
Фирмените обучения и различните вътрешни тренинги изискват и допълнителни материали. Във всяка конферентна зала, подготвена за фирмено събитие с вътрешна публика като например тренинг може да се поставят и други материали. На участниците може да предложат на хартиен формат различни казуси, игри или въпросници. На такова събитие в конферентната зала трябва да има разнообразни средства за писане – моливи, химикали, маркери, както и тетрадки или падове.
При по – дълго събитие в конферентната зала или в близост до нея може да се направи маса с ободряващи напитки и вода. За целодневни събития е добре да се планират почивки за хапване. За тази цел е добре да се използва помощта на персонала на залата. Така събитието ще е по – добре подсигурено и организирането на кафе паузите ще протече по – гладко.
Какви канцеларски материали да се поръчат за каквото и да е събитие? В конферентната зала без значение от типа на мероприятието присъстват различен тип хора. Може да се заложи на брандирани с логото на компанията материали – това е лесен начин за реклама. Вариант е да се постави и бранда на събитието – конференция , ежегодна среща или друго.
Конферентни зали – какви материали са необходими да приготвим
