Дните се нижат и неусетно отново е дошло време за годишното фирмено мероприятие или партньорска среща. Макар и да имате опит в подготовката на такъв тип мероприятия, известно е, че това не е лесна и бърза задача. Нека ви помогнем с няколко насоки как да организирате своето събитие в бизнес хотел в София.
Време и място за провеждане
Доброто планиране в самото начала дава един добър фундамент на цялата организация в последствие. Бизнес събитията често се провеждат през работната седмица, защото те все пак са част от деловите ангажименти на участниците. Ако обаче планирате годишна конференция или дълги лекционни панели с отворени врати, най-добре е да заложите на уикенда.
Как да подберем подходящото място? Всичко зависи от естесвото на мероприятието и неговата големина. Еднозначен отговор разбира се няма, но бизнес хотелът винаги е много добра опция. Многофункционалните конферентни зали в бизнес зоната на хотела са изключително добре оборудвани и комфортно обзаведени. Важно е да има и ресторант на ниво, който да осигури професионално както кафе-паузите, така и обедите и вечерите за участниците. Мероприятия без подходящ кетъринг са обречени.
Програма и участници
В деловите срещи и събития често участие вземат хора, които не са от града или поради някаква причина не могат да присъстват през работните дни. Добре обмислете за кого е събитието, кои ще са гостите и на кои лектори ще заложите.
Подгответе покани за гост лекторите от рано и уточнете с тях точните заглавия на техните панели. Информацията ще ви е много важна за последваща реклама и маркетингови действия.
Важна консистентността на всички елементи от събитието, особено когато то ще се провежда един или няколко дни. Трябва да имате фокус тематика и да я следвате. Така всички заинтересовани и присъстващи ще знаят защо са там, каква стойност ще им дадете и няма да останат разочаровани.
Маркетинг и реклама
В днешния безумно голям поток от информация човек може лесно да се изгуби. Насочете ясни и таргетирани послания към хората, чието участие в мероприятието е важно за вас.
Дигиталните канали са един добър вариант за реклама на събитие в бизнес хотел. Нещо повече, можете да създадете събитие в социалните мрежи, на което много конкретно да напишете времето и място и кратко описание на вашето делово събитие. Така ще можете да проследите и каква е степента на заинтересованост и при необходимост да засилите интереса чрез реклама.
Не забравяйте за силата на медиите. Ако планирате голямо бизнес събитие, чието провеждане е ключово не само за вашия бизнес, но и за целия бранш, то задължително поканете медии. Те ще отразят всичко случващо се, като ще дадат и по-голяма гласност и на вас като организатори. А могат да помогнат за разгласа и на бъдещите Ви мероприятия.
