5 съвета за организиране на събития в бизнес хотел

организиране на събитие в зала на бизнес хохтел

Има различни причини, поради които компаниите провеждат събития – обсъждане на фирмената стратегия, лансиране на нов продукт, услуга или пазар, промяна на поведението, за обучение и награждаване на персонала, или за мотивирането им. Корпоративните събития, също могат да бъдат различни по мащаб. Някои събития са малки и се провеждат в малки конферентни зали, докато други се нуждаят от по-големи помещения, за да се побере броят на участниците.

Организирането на подобни събития в бизнес хотел може да бъде доста изгодно, тъй като повeчето от тях разполагат с няколко и различни по големина конферентни зали. Другото голямо предимство е, че персоналът винаги е готов да съдейства и да отговори на вашите заявки.

Ето няколко съвета как да планирате корпоративно събитие в бизнес хотел.

1. Помислете за целта на събитието

Ако ви предстои да организирате събитие в бизнес хотел, първото нещо, което трябва да се запитате е „каква е целта на тази среща?“.  Дали искате да представите нов продукт или да проведете някакво обучение? Отговорът на този въпрос ще ви помогне да разберете какво трябва да направите и ще ви позволи да общувате по-ефективно с други акционери. Изясняването на целта, също ще ви помогне да определите броя на присъстващите. Например, стартирането на продукт обикновено е голямо маркетингово събитие, където са поканени много хора извън компанията. Вероятно ще имате имате нужда от аудио-визуално техника, проектор, подиум  и други подобни.

 2. Определете вашия бюджет

Бюджетът е важен, защото има голям ефект върху мястото на провеждане, ресурсното лице, нивото на кетъринг, развлеченията и други. Помислете добре, за това с какви средства разполагате и как да ги използвате. По този начин ще добиете по-ясна представа какво е в рамките на вашия ценови диапазон.

Ако ви предстои да организирате събитие за първи път, би било добра идея да поискате доклади от минали срещи и събития. Това не само ще ви помогне при изчисляването на разходите, но и ще ви помогне да се подготвите за дадената среща. Друг добър съвет е да помислите за неочаквани разходи. Непредвидени разходи, като наем за допълнително оборудване или транспорт могат да провалят корпоративно събитие в хотел, така че е по-добре да сте подготвени.

3. Изберете подходящ бизнес хотел

След като вече знаете вида на събитието, което организирате и бюджета, с който разполагате е време да изберете подходящ бизнес хотел. Някои от факторите, които трябва да имате предвид, включват капацитет, местоположение, наличност и логистика. Ясното разбиране на начинанието може да ви помогне да изберете хотел, който не само ще отговори на нуждите на вашата компания, но и на присъстващите. Ето някои неща, които трябва да знаете, когато търсите хотел за вашето корпоративно събитие:

  • Хотелът трябва да бъде в рамките на предвидения бюджет.
  • Бизнес хотелът трябва да е достатъчно голям, за да побере броя гости, които възнамерявате да поканите. Хотелите обикновено разполагат с различни по размер стаи, които можете да наемете, така че всички гости да се чувстват комфортно.
  • Хотелът също трябва да бъде достъпен за всички присъстващи. Най-добре е да намерите бизнес хотел, който е на комуникативно място и разполага с паркинг.
  • И не на последно място, уверете се, че хотелът е на разположение на конкретната дата.

4. Поканете присъстващите или популяризирайте събитието

Не забравяйте да информирате всички хора, които трябва да бъдат там. Дори ако събитието е среща между колеги, поканете ги по имейл. Бизнес хотелите понякога изискват от компаниите и фирмите да представят окончателен брой участници, за да могат по-ефективно да разпределят ресурсите си. Най-лесният начин да поканите присъстващите е чрез имейл.

В случай, че организирате публично събитие, помислете за маркетингови инструменти като социални медии, съобщения, известия, реклами и други подобни.

5. Контролен списък за планиране на събития в бизнес хотел

Без значение колко опит имате в организирането на събития, е важно да имате контролен списък на всички неща, които трябва да изпълните, преди дадената среща. Корпоративните събития са много лесни за планиране, ако имате организирана система от задачи, които трябва да бъдат изпълнени и делегирани. Контролните списъци са изключително полезни за успешно планиране на корпоративно събитие в бизнес хотел. Те ще ви помогнат да бъдете по-организирани и ще ви мотивират да предприемете действия, и да изпълнявате задачи.

В крайна сметка, всичко се свежда до добрата подготовката и избирането на подходящото място за провеждане на събитието. Също така, един организатор винаги трябва бъде готов и за непредвидени ситуации, които могат да се случат по време на срещата. Така че, наличието на план Б, никога няма да ви навреди.

Scroll Up
error: Content is protected !!