Независимо дали имате местен бизнес, с глобални клиенти или стартиращ бизнес, с разпределени екипи по целия свят, конференциите са необходимост, без която просто не можете да се справите. Конферентните зали осигуряват поверителност, настаняване на по-големи групи от хора, както и изолация от иначе оживената офис среда. Имайте предвид обаче, че при провеждането на бизнес събитие, е важно не само да намерите перфектната конферентна зала за срещи, но също така и да я разработите по такъв начин, че да отговаря на всички ваши нужди. Добре избраната и подготвена конферентна зала, гарантира успеха и ефективността на срещата.
Защо е важно конферентната зала да бъде добре подготвена?
Залите, които са неудобни или лошо оборудвани, намаляват способността да вършите работата си ефективно. Срещите се забавят, присъстващите са невнимателни. Затова е изключително важно мястото за срещи да бъде удобно, стилно и напълно оборудвано. Това ще ви помогне да общувате по-добре и да изграждате отношения. Това може ефективно да доведе до привличане на клиенти или финализиране на сделки. Вие сте там, за да работите, така че искате среда, ориентирана към резултати.
Какво трябва да има в една конферентна зала?
Конферентната зала трябва да бъде оборудвана с всичко необходимо за провеждане на всякакъв вид срещи, за да се избегнат закъснения или прекъсвания. Не забравяйте също, че ще трябва да се снабдите с консумативи, като дезинфектант за ръце и антибактериални кърпички, които могат да се използват за освежаване на оборудването и работните повърхности.
По отношение на оборудването и мебелите, ще ви са необходими следните неща:
- Управляемо осветление;
- Звук (аудио система);
- Цифров дисплей;
- Система за видеоконферентна връзка;
- Надеждна и високоскоростна интернет връзка.
- Маса (и) – в по-големи стаи, множество по-малки маси улесняват преконфигурирането на местата за сядане, ако е необходимо;
- Столове – те трябва да бъдат достатъчно на брой;
- Храна и напитки – те обикновено са важна част от срещите;
- Допълнително пространство – никой не трябва да става и да застава на друго място, само за да види или чуе по-добре.
Какви са петте основни форми на сядане, използвани на срещи?
- U-форма. Такъв тип форма дава възможност на участниците да взаимодействат помежду си. Тя е подходяща за презентации.
- Традиционна конферентна маса (блок маса). Това е един от най-популярните стилове на сядане. Участниците могат лесно да разпространяват документи и да взаимодействат помежду си.
- Оформление стил „класна стая”. Подходящи са за по-дълги срещи, обучителни сесии или семинари, където участниците ще трябва да си водят бележки по време на презентация.
- Банкетен стил (кръгла маса). Кръглите маси са полезни за обедни срещи или стратегически сесии. Удобна зона за разговори с мека мебел или удобни столове, и масичка за кафе също могат да се подходящи за малки групи, които просто искат да разговарят за няколко минути, в релаксираща обстановка.
Как да разберете каква стая за срещи да резервирате?
Независимо дали искате да проведете малка групова дискусия или планирате да приемете стотици, вие ще имате нужда от подходящо пространство. Помислете върху въпроси като:
- Колко хора ще има?
- Каква е целта на срещата? Това може да бъде презентация, работна сесия за съвместна работа, събитие, прием и др.
- Какви инструменти и материали ще са необходими на присъстващите?
Помислете за интерактивна бяла дъска, мултимедиен прожектор, екрани т.н. Размерите на стаята ще определят каква форма за сядане можете да използвате. По-големите, гъвкави конферентни зали могат да бъдат трансформирани по различни начини и често могат да поберат множество конфигурации в едно и също пространство.