За гладкото протичане на всяко мероприятие в конферентна зала трябва да се извърши щателно планиране доста предварително. Всички важни аспекти на конференцията трябва да бъдат обхванати, така че е по-добре да си създадете контролен списък. Резервният план за справяне с извънредни ситуации винаги е задължителен елемент. Планирането работи по-добре, когато хората от екипа за планиране и администрация имат възложени ясни роли и отговорности.
Цел
Първо, целта на конференцията трябва да бъде ясно разбрана. Бюджетът трябва да бъде определен. Повечето компании не разполагат с достатъчно големи конферентни зали, за да поместят събитието, така че е необходимо наемането на външно за място. Предимството на използването на конферентна зала в хотел е, че разходите за настаняване могат да бъдат предложени на отстъпка. Човек трябва да преговаря за най-ниската цена на няколко места, които отговарят на спецификациите на конференцията.
Гости
След като датата, часът и мястото на всяка конференция са фиксирани, трябва да се потвърди наличието на всички водещи, продавачи, присъстващи и специални гости. Формулярите за регистрация трябва да бъдат изпратени и след като отговорите пристигнат, те трябва да бъдат записани, за да се получи потвърденият брой и списък на присъстващите. Това е необходимо, за да се погрижите за логистиката на конференцията, като резервации на полети, настаняване и вземане на автомобили за важни участници като основния лектор и специални гости.
Въз основа на темата на една конференция, поканите, програмите и брошурите трябва да бъдат разработени. Имената и логата на спонсорите трябва да бъдат включени в тези листовки за реклама. А също така да се подготви дигитална маркетинг кампания, ако естеството на събитието предполага отворен достъп.
Основните правила при избора на конферентна зала са следните:
Има ли Wi-Fi свързаност и техническа инфраструктура, която да поддържа броя на присъстващите? Това включва аудио-визуални съоръжения, проектори и комуникационно оборудване като телефони, високоговорители и микрофони.
В конферентната зала има ли климатична и вентилационна инсталация?
Необходима ли е отделна стая за срещи?
Има ли бизнес хотелът необходимият капацитет в ресторанта за хранене на всички гости и присъстващи? Ще са необходими ли леки закуски и напитки и къде ще се сервират те?
Има ли достатъчно възможности за паркиране на автомобили? Има ли охрана и контрол на достъпа?
Организация
Преди действителното събитие в конферентния блок, трябва да бъде изготвен подробен програмен график. Това включва реда на дейностите, списъка с лектори и почивките за освежаване и хранене. Хора от екипът на организаторите трябва да бъдат назначени да помагат и насочват присъстващите по време на конференцията. Графикът и други важни подробности трябва да бъдат споделени известни на целия екип от организатори и доброволци и те трябва да бъдат предварително обучени да обработват различните запитвания.
По време на конференция са необходими много неща, като основни консумативи, баджове с имена за потвърдени участници и подредба на местата. На главния вход на бизнес хотела или пред конферентния блок трябва да бъде поставена регистрационна маса. Важно е да се вземат мерки за осигуряване на вода, чай и кафе в близост до конферентната зала през цялото време на мероприятието.
Тъй като за всяка от тези точки се полагат грижи при подготовката за конференцията, бюджетът трябва непрекъснато да се проследява и съответно да се управляват разходите. Проследяването на генералния план също трябва да се извършва системно. По този начин конференцията ще протича гладко и ще изглежда добре планирана за всички.
